Eine Win-win-Situation für alle schaffen
Arbeitspsychologie konkret In Organisationen und Betrieben gibt es oft widersprüchliche Anforderungen – Zeitdruck von mehreren Seiten, keine Prioritätensetzungen, den Beschäftigten fehlen Informationen oder Befugnisse für die Ausführung ihrer Arbeit. Führungskräfte und ArbeitnehmerInnen verfügen oft nicht über ausreichendes Know-how im Hinblick auf die Arbeitsorganisation. Psychische Fehlbeanspruchungen und mangelnde Leistungsfähigkeit sind die Folge. Arbeits- und OrganisationspsychologInnen können helfen, in solchen Situationen eine Win-win-Situation für alle Beteiligten zu schaffen.
Beispiele aus der alltäglichen Arbeitspraxis – schon einmal gehört?
Der Arbeits- und Organisationspsychologe identifizierte in den Abteilungen eines Unternehmens folgende Belastungsmerkmale:
- Unklare und häufig wechselnde Prioritäten und Zuständigkeiten, fehlender gemeinsamer Arbeits- und Zeitplan.
- Aufträge werden gleichzeitig an mehrere Personen vergeben – teilweise ohne deren Wissen. Eine zentrale Dokumentation, wer woran arbeitet, existiert nicht.
- Aufträge werden nicht vereinbart, d. h. es gibt inhaltlich, zeitlich und hinsichtlich der Verantwortung Unklarheiten.
- Zeitaufwände für das „daily business“ und Projekte sind nicht aufeinander abgestimmt.
- Weder Wegzeiten noch Kurzpausen sind eingeplant.
Was sagt die Wissenschaft dazu?
Eine Studie von Bruch und Menges (2010) stellte zum Thema „Beschleunigungsfalle“ fest: Viele Unternehmen betreiben dauerhaft zu viele Aktivitäten ohne Fokus (35 % mit Mehrfachbelastung), die ständig ihre Ressourcen übersteigen (35 % mit Überbelastung), und arbeiten an der Kapazitätsgrenze und ohne Regenerationsmöglichkeiten (30 % mit Dauerbelastung).
Weniger Stress und geringere Belastungen
Gesunde Arbeitsbedingungen benötigen eine klare Planung und ein entsprechendes Management durch die Führungsebene. Folgende Maßnahmen wurden im konkreten Fall mit dem Arbeits- und Organisationspsychologen erarbeitet:
- Es wurde ein Jahresarbeitsplan festgelegt und mit allen Betroffenen abgestimmt.
- Es erfolgte eine Ressourcenplanung, d. h. Aufwände für Projekte wurden geschätzt und der „täglichen Arbeit“ gegenübergestellt. Eine „Wenn was Neues dazukommt, was kommt dann weg?“-Regel wurde vereinbart.
- In Strategie-, Planungs- und Arbeitsmeetings (halbjährlich, wöchentlich und anlassbezogen) wurden notwendige Abstimmungen durchgeführt.
- Es wurden zentrale „Mailboxen“ für Arbeitsaufträge eingerichtet, die transparent dokumentierten, wer welches Thema mit welchen Fertigstellungsterminen bearbeitet.
- Anstatt von Führungskräfte-Seminaren erfolgte die Qualifizierung durch Vorbildhandeln on the Job (in der Psychologie „Lernen am Modell“). Unterstützt wurde dies auch durch „Lesson-Learned-Sessions“, d. h. durch Reflexion („Was funktioniert?“) und die „bewusste Wahrnehmung der erlebten Erfolge“.
