Gesundes Führen auf Distanz: Ein Praxisleitfaden für Führungskräfte

Die Herausforderung von (gesunder) Führung auf Distanz

Wenig Kontakt mit den eigenen Mitarbeiter:innen kann im Alltag zur Herausforderung werden. Viele spontane Fragen oder Informationsweitergaben fallen weg, der zwischenmenschliche Austausch fehlt und man verliert doch recht schnell das Gefühl für die Stimmung im Team.

Gleichzeitig bieten die modernen Kommunikationstools aber viele Möglichkeiten, trotz fehlendem persönlichen Kontakts gute Arbeitsergebnisse zu erzielen und eine positive und gesunde Teamatmosphäre herzustellen. Mit unseren Tipps können Sie viele Fehler von Beginn an vermeiden:

Klare Ziele und Aufgaben

Viele Teams sind es gewohnt, Aufgaben und Ziele „on the fly“ zu definieren, zu verändern und zu erledigen. Auf Distanz wird dies deutlich schwerer und es kommt schnell zu Konflikten über Verantwortlichkeiten und Kompetenzen. Klar definierte Ziele und Aufgabenbereiche (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten) werden mit fehlender Abstimmung wichtiger.

• Achten Sie vermehrt auf Klarheit in der Zieldefinition mit den Mitarbeiter:innen. Vereinbaren Sie ggf. kurze Termine für Zwischenbesprechungen.
• Klären Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen, ob diese das Gefühl haben, ihren Handlungs- und Entscheidungsspielraum (speziell im Homeoffice) zu kennen. Können Sie hier noch erweitern?
• Haben Sie Vertrauen in Ihre Mitarbeiter:innen und kommunizieren Sie dies auch.

 

Feedback geben

Viele Mitarbeiter:innen sind es gewohnt an der nonverbalen Kommunikation (Stirnrunzeln, Lächeln, Aufrichten…) ihrer Führungskraft abzulesen, wie ein Arbeitsergebnis bewertet wird. Diese Möglichkeit fällt in der digitalen Kommunikation weitgehend weg. Dabei ist Feedback eines der wichtigsten Mittel zur Motivation von Menschen!

• Geben Sie schriftlich oder per Telefon stets eine Rückmeldung zu Arbeitsleistungen der Mitarbeiter:innen:

    - Was hat Ihnen gefallen?
    - Wozu haben Sie Fragen?
    - Welche Anregungen haben Sie noch?
    - Gerne auch ein: „Danke für die gute Arbeit“

Sollten Sie kritisches Feedback haben, versuchen Sie es möglichst konkret und detailliert zu geben – idealerweise im persönlichen Telefonat oder Videocall. Ohne Kontextinfo kann eine negative Bewertung per Mail für Mitarbeiter:innen schnell deutlich dramatischer wirken, als von Ihnen beabsichtigt!

Gemeinschaftsgefühl schaffen / Anerkennung geben

Der soziale Austausch ist am Arbeitsplatz eine der wichtigsten Ressourcen für Zufriedenheit und Motivation. Fehlt er, fehlt häufig auch die Anerkennung für geleistete Arbeit. Daher sind beide Punkte beim Führen auf Distanz zu beachten:

• Machen Sie zu Beginn von virtuellen Besprechungen eine (kurze!) Status-Runde. Es könnte z. B. jede/r kurz schildern, wie es ihm/ihr im Homeoffice geht oder ein positives Erlebnis aus der bisherigen Woche schildern.
• Arbeiten Sie, wenn möglich und gewünscht, regelmäßig mit Videoanrufen. Studien zeigen, dass das Sehen von (vertrauten) Gesichtern deutlich mehr positive Emotionen hervorruft als bloße Anrufe.
• Setzen Sie sich als Team ein gemeinsames „Post-Corona“-Ziel: vielleicht ein gemeinsamer Grillabend im Sommer oder ein besonderer Ausflug?

 

Informationsfluss sicherstellen

Viele Informationen werden im Büro „an der Kaffeemaschine“ weitergegeben. Und auch sonst sind viele Informationsflüsse auf die regelmäßigen Meetings und Gespräche angewiesen. Im Home Office ist eine strukturierte Informationsweitergabe also essenziell, aber auch für klassische persönliche Gespräche sollte ein Weg geschaffen werden.

• Stellen Sie sicher, dass Informationen, die das ganze Team betreffen laufend von Ihnen verbreitet werden (z.B. per Mail oder eine gemeinsame Plattform)
• Nutzen Sie „Daily Standups“ – kleine maximal 15 Minuten lange Besprechungen (online oder TelCo) in der die wichtigsten Infos und Probleme ausgetauscht werden
• Vereinbaren Sie als Team Kernzeiten, in denen alle telefonisch erreichbar sind
• Arbeiten Sie in Besprechungen mit einer klaren (vorab versandten) Agenda und strukturierter Moderation.

 

Arbeitsbelasung im Blick behalten

Im Büro würden Ihnen erschöpfte oder frustriert wirkende Mitarbeiter:innen deutlich schneller auffallen als auf die Distanz. Gerade bei den häufigen Doppelbelastungen im Homeoffice (Arbeit und Familie / Pflege…) kommt es aber bei Mitarbeiter:innen schnell zu Fehlbeanspruchung.

• Vermitteln Sie Ihren Mitarbeiter:innen, dass auch im Homeoffice, die vertraglichen Arbeitszeiten eingehalten und Pausen gemacht werden müssen.
• Führen Sie einmal wöchentlich kurze Ressourcengespräche mit Ihren Mitarbeiter:innen: Wie geht es ihm/ihr aktuell? Welche Aufgaben sind für die kommenden Woche geplant Braucht er/sie Unterstützung? Gibt es Unklarheiten?
• Achten Sie auf Ungewöhnliches im Verhalten der Mitarbeiter:innen: Untypische Fehler bei einer erfahrenden Mitarbeiterin oder ungewohnt emotionale Reaktionen können ein Anzeichen einer Überlastung sein.

 

Gerechtigkeitsgefühl sicherstellen

Gerechtigkeitserleben am Arbeitsplatz beugt Demotivation vor und fördert die Gesundheit der Mitarbeiter:innen. Sie ist daher ein wichtiger arbeitspsychologischer Aspekt. Fehlende Informationen oder unklare Prozesse lassen schnell Gerüchte oder schlechte Gefühle entstehen. Achten Sie daher remote besonders auf Transparenz, Nachvollziehbarkeit und offene Kommunikation!

 

Wenn Sie sich Unterstützung wünschen

Lassen Sie sich von Ihrem Team ein Feedback geben – zum Beispiel durch ein Team-Barometer. Aktuell bietet eine Studie der Universität Graz dazu kostenlos die Möglichkeit! Führungskräfte von research-team Kund:innen haben als Dankeschön für die Teilnahme zusätzlich die Möglichkeit ein individuelles Rückmeldegespräch in Anspruch zu nehmen.
Tauschen Sie sich aktiv mit Kolleginnen und Kollegen über die Herausforderungen aber auch die positiven Erlebnisse der aktuellen Zeit aus. Nehmen Sie sich Zeit für private Anrufe und tun Sie sich bewusst etwas Gutes.
Holen Sie sich Unterstützung: im Sparring mit Ihren Kollegen und Kolleginnen oder im Online-Coaching können Sie Fragen klären, Probleme besprechen und Ideen entwickeln.

 

Zusammenfassung

Alle oben genannten Faktoren beeinflussen nicht nur die Gesundheit des Teams, sondern fördern nachhaltig die Freude an der Arbeit und damit die Leistungsbereitschaft der Menschen – speziell in herausfordernden Zeiten.

„Wer gesund führen möchte, muss auch selbst gesund arbeiten!“, das belegen zahlreiche Studien. Führungskräfte sind selbst meist sehr stark gefordert, da sie eine hohe Verantwortung tragen, oftmals zu wenig kollegialen Austausch betreiben oder ineffektives Feedback erhalten. Achten Sie daher auch besonders auf Ihre eigene Gesundheit!